עיצוב, טכנולוגיה ופרטיות בעבודה

בזמנים של איסוף הולך וגובר של מידע דיגיטלי על אנשים ועל ארגונים, הנושא של פרטיות בעבודה הוא נושא חם, שנדרשים לו כל הנוגעים לתכנון תהליכי עבודה - ממנכ"לים, דרך יועצים ארגוניים ועד למעצבי החללים.

מאמר מעניין של חברת HAWORTH עוסק בהשפעות הטכנולוגיה במקום העבודה, כיצד היא יכולה להעצים את כוח העבודה ולהקל על חיינו ועבודתנו ויחד עם זאת, לשמור על המידע שלנו מאובטח. פריצות אבטחה הן תופעה שהולכת ומתרחבת. בין אם מדובר בפריצה מכוונת או בכזאת שנגרמת על ידי טעות - התוצאה היא דליפת מידע חסוי או פרטי החוצה, והיא עלולה להוביל לנזקים קשים ולעיתים בלתי הפיכים.

ראינו מה עלול לקרות כשמפרים את פרטיות המידע שלנו. במאמר שפורסם לאחרונה במגזין פורבס נכתב: "הרוחות העזות נושבות מעלינו ולוחשות מה ניתן ומה לא ניתן לעשות באמצעות מידע מקוון. בשום מקום לא חזינו בטורנדו האמיתי כפי שחווים אותו בחברת פייסבוק. לאחרונה, החברה נתקלת בשינוי בעייתי - מעשייה היסטורית לצניחת ערך השוק היומית הגדולה ביותר, דאגות בנוגע לפרטיות, רגולציות ותקינות אירופאיות ואמריקאיות אשר עפות במהירות לכיוון פייסבוק - הן אלו המבשרות על מה שעתיד לבוא".
הבעיות הללו נוגעות לכל סוגי הארגונים, ומתן תשומת לב אמיתית לפרטי עיצוב החלל ולאופן השימוש בטכנולוגיה, היא שתעשה את ההבדל הן בהבטחת הפרטיות של הארגון, והן בזו של העובד.

פרטיות פיזית

כאשר מדובר במידע פיזי, כלומר כזה שניתן לראות או לשמוע אותו, אבטחתו תהיה קשורה באופן ישיר למרחב העבודה. לרוב, אבטחת מידע מהסוג הזה נכשלת כאשר הגבולות הפיזיים בחלל העבודה אינם מספקים. לדוגמה, חדר ישיבות בעל קירות זכוכית שקופים - כל עובר אורח יכול להסתכל פנימה ולראות מה מוצג על המסך. במקרה כזה כדאי לשקול טכנולוגיות כגון זכוכית משתנה אשר יכולות לעזור ולהפחית משמעותית את הסיכוי לאובדן מידע.

פרטיות טכנולוגית

רוב המידע החסוי אינו מידע פיזי, אלא כזה שיכול לדלוף בצורה דיגיטלית. המלחמה בדליפות מעין אלה תהיה על ידי שימוש בטכנולוגיות ייעודיות, אך חשוב לזכור כי כאן עלול לעלות ניגוד עניינים בין השמירה על פרטיות המידע הארגוני לפרטיות העובד. 
חברות המיישמות טכנולוגיות חדשות מחויבות לשקף זאת לעובדים, ולהצהיר על כוונתן לאסוף נתונים ולהשתמש בהם. למעשה, זהו לגמרי אינטרס ארגוני - חוסר מודעות של העובדים לגבי הנתונים שנאספים יכולה להוביל לתחושת פרנויה ולצניחה בביצועים. שקיפות מלאה מול העובדים מחזקת את רמת האמון שלהם בארגון, וכפועל יוצא את מחויבותם ותחושת השייכות שלהם לארגון.

פרטיות בעבודה - תחושה אישית במרחב

בסופו של יום, לא רק שמדובר בזכות בסיסית של עובד לפרטיותו, זהו אינטרס ישיר של המעסיק ליצור תחושה נעימה ובטוחה של פרטיות בעבודה אצל העובדים. עובד שמרגיש נינוח ובטוח יעבוד ביעילות גבוהה יותר, ויישאר במקום העבודה לאורך זמן.
את שאלת הפרטיות הפיזית ניתן לפתור על ידי תכנון חללים נכון, אבל מה קורה כאשר העבודה מתבצעת בחלל פתוח - מודל האופן ספייס? מודל החלל הפתוח תפס תאוצה בשנים האחרונות, לאור התפיסה שהוא מייצר סביבת עבודה מפרה שבה העובד חשוף לרעיונות, למידע ולגירויים שונים באופן תמידי. על ידי עיצוב חללים פתוחים יותר, נוצרים מפגשים ואינטראקציות ספונטניות בין העובדים, ומעבר של מידע חופשי נרחב.

החיסרון - תחושת הפרטיות של העובדים עלולה להתערער, עם החשיפה המתמדת בחלל. התשובה הטובה ביותר שלנו היא מערכת המתילדה - שהיא למעשה צורת ארגון משרדית המאפשרת אופן ספייס, יחד עם שמירה על הפרטיות של כל אחד מהעובדים.

מערכת המתילדה מעניקה את התמיכה להפיכת הארגון ל- social space שבו הדגש הוא על בריאות ורווחת העובד תוך טיפוח האנרגיה והמוטיבציה לעבודה פרודוקטיבית מלאת השראה ומקוריות. מדובר בפריט שהוא מעבר למערכת ריהוט - הוא למעשה אי של מרחב פרטי עבור כל עובד בתוך מרחב ציבורי גדול. בתכנון המתילדה ניתנה מחשבה על פרטים כמו קירות אקוסטיים, גובה הקירות של 70 ס"מ - גבוה בהרבה מהמקובל, לוח שעם ולוח מחיק ליצירת מקום לביטוי אישי, ודינאמיות של העמדה בין הפרטי לציבורי - למשל, יחידות אחסון שהופכות לכיסאות ומאפשרות "אירוח" בעמדה.
שבירת הרצף המוכר של עמדות העבודה בצורת רכבת, והשימוש בחומרים שנותנים מקום לביטוי אישי, מעניקים לסביבת העבודה פתיחות ארגונית וזרימה, אווירה משוחררת מלחצים מיותרים, וכזאת שבה מתקיימת עבודת צוות פורה ונעימה.